Bestatter-Software – maßgeschneiderte Lösungen schaffen Platz fürs Kerngeschäft

Eine gut funktionierende Software zur Auftragsabwicklung ist im Alltag des Bestatters nicht mehr wegzudenken. Dabei steht oder fällt die Zuschreibung „gut funktionierend“ mit den Ansprüchen des Einzelnen. Je nach Betrieb stehen unterschiedliche Aspekte im Vordergrund. Vielfach geht es jedoch erst einmal darum, überhaupt zu wissen, was Bestattersoftware alles leisten kann.

Frank und Martina Roser von Bestattungen Roser in Lörrach und Weil am Rhein haben sich lange überlegt, was für ihr Unternehmen das Beste ist. Mit einer selbst programmierten Softwarelösung ist das Bestatter-Ehepaar lange gut gefahren. „Doch irgendwann kam der Punkt, an dem uns vor allem die Finanzbuchhaltung große Mühe bereitete“, erinnert sich Frank Roser noch gut. Der Familienbetrieb mit Sohn Tim Roser und mittlerweile neun Mitarbeitern hat viele Vorgänge doppelt bearbeiten oder auch manuell nacharbeiten müssen. Ab und an schlichen sich Fehler ein, die es zu korrigieren galt. Das war Rosers dann schlichtweg zu aufwendig.

Harald Krämer – gerne auch einfach Harry genannt – ist als PowerOrdo-Mitentwickler sehr vertraut mit den Problemen, Wünschen und Bedürfnissen innerhalb der Bestatterbranche: „Wenn die Technik nicht zufriedenstellt und dann noch Zeit und Mühe kostet – dann ist das eine enorme Belastung!“ Dabei geht es gar nicht darum, jede technische Neuerung mitzumachen oder viel Geld zu investieren. „Es geht vielmehr darum, dass Bestatter häufig nicht wissen, dass PowerOrdo ihnen den Weg vom eingehenden Trauerfall bis zum letzten bürokratischen Ablauf ebnet. Und damit meine ich die absolute Kontrolle über ALLE anfallenden Daten – eben auch die der Buchhaltung.“

Funktionen verstehen, Vorteile erkennen und vollständig nutzen

Wer die Software konsequent nutzt, stößt auf keine offenen Rechnungen mehr und muss auch nicht weiter mit einzelnen Papierablagen arbeiten. Die Schnittstelle zur Buchhaltung hat schlussendlich auch Familie Roser überzeugt: „Wir haben uns die Software eine Zeit lang angeschaut, waren sogar in Selmsdorf und haben uns alles zeigen lassen“, erzählt Martina Roser. „Wir standen dann immer mal wieder mit Harry in Kontakt. Schlussendlich haben wir selbst entschieden, PowerOrdo zu nutzen – und sind jetzt einfach glücklicher.“

Michael Brodesser von Brodesser Bestattungen in Köln-Weiß und Rodenkirchen ist seinen ganz eigenen Weg gegangen. Durch seinen Bestatterkollegen und Freund Benedikt Kirchberg erfuhr er von PowerOrdo: „Benedikt war Kunde der ersten Stunde – das würde Michael Angern wohl sagen. Tatsächlich habe ich auf seinen Rat hin ein, zwei Programme miteinander verglichen.“ Der Kölner Bestatter bemerkte jedoch schnell, dass ihm die Abwicklung der Warenwirtschaft und die Auftragsbearbeitung mit allen Daten per Knopfdruck Arbeitszeit einspart und endlich volle Kontrolle über seine Rechnungslegung verleiht. Damit war die Entscheidung für PowerOrdo schnell getroffen.

Mittlerweile nutzt „Familie Brodesser“ 90% des Programms und hat über die Zeit hinweg eigene Arbeitsabläufe für sich ausgefeilt. „Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Ich möchte eine Traueranzeige buchen. Durch PowerOrdo habe ich die dazugehörige Rechnung automatisch bei meinem Kundenauftrag. Und ich bekomme zugleich meine entsprechenden Handlungsaufträge: Stadtanzeiger anrufen, Anzeige ins Format setzen, Kundenabsprache halten, Sonderwunsch beachten usw.“, führt Bestattermeister Brodesser aus. „Das sind Leitplanken, an denen sich jeder Mitarbeiter langhangeln kann. So schaffe ich Sicherheit und Struktur. Und: Sie können keine Fehler mehr machen.“

Perfektes Feintuning gepaart mit persönlichem Support

Bestatter sollen höchstmöglichen Nutzen von ihrer Arbeits-Software haben und auch von Neuerungen profitieren. Harald Krämer weiß aus langjähriger Erfahrung jedoch sehr genau, dass PowerOrdo immer nur so gut ist, wie es befüllt wurde und wie der Bestatter seine Daten pflegt. Eine gute Vorbereitung vor der Programm-Auslieferung, individuelle Anpassungen und eine sehr genaue Feinabstimmung nach der Installation ist für den Fachmann deshalb das A und O. „Als Mittler zwischen PowerOrdo und Programmierung sorge ich für die gesamte Umsetzung und bin von Anfang bis Ende direkter Ansprechpartner. Ich bin da ziemlich perfektionistisch und teste alles auf Herz und Nieren bis alles läuft.“

Das Bestatter-Ehepaar Roser entschied sich genau wie Micheal Brodesser für eine ganz persönliche Programm-Schulung im eigenen Hause. Für die Rosers und ihr Team war das genau das Richtige: „Wir haben ein Wochenende lang mit Harry am Feintuning gesessen. Und danach mit allen Mitarbeitern praktisch geübt. Wir können das jedem weiterempfehlen, da nach der Schulung das gesamte Team auf einem Stand ist und sich gegenseitig unterstützen kann.“ Eine Schulung im eigenen, individuellen Programm ist immer besser – dessen ist sich auch Michael Brodesser bewusst. „Dass Harry dann auch noch ein, zwei Tage länger im Haus bleibt, um betriebliche Abläufe mit PowerOrdo zu festigen, hilft ungemein. Wenn dann noch so tolle menschliche Kontakte entstehen, haben doch alle was davon.“

Weitere Informationen unter Tel. +49 451 619 66-0

Autorin: Stephanie Tamm