5 Fragen an Ute Trops, Leitung Onboarding Migration bei Rapid Data

Ute Trops ist bereits seit 24 Jahren bei Rapid Data und leitet seit 2022 mit Herz und Hingabe den Bereich Onboarding Migration. Zusammen mit ihrem engagierten Team ist sie verantwortlich für die Schulungen der Rapid Data Kundinnen und Kunden zu den Online-Services – vom Abmelde-Assistenten bis zum Gedenkportal. Kurzum: Sie macht Bestatterinnen und Bestatter fit für die digitale Zukunft.

Wir sprachen mit der 58-Jährigen über den Ablauf der Schulungen, die Bedeutung von Online-Services für die Bestattungsbranche und erhielten wertvolle Tipps, wie man diese am effektivsten nutzen kann.

Unsere Schulungen sind so konzipiert, dass die Bestatterinnen und Bestatter so schnell wie möglich mit unseren Online-Services arbeiten können. In der Regel bieten wir vier Schulungseinheiten an, wobei die Termine jeweils im Vorfeld frei gewählt werden können. Das Schöne daran ist: Niemand muss dafür extra anreisen. Wir machen alles per TeamViewer und Telefon, sodass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer entspannt an ihrem eigenen Rechner die einzelnen Funktionen mit uns durchgehen können.

Die Initialschulung dauert etwa drei Stunden. Wir arbeiten im bereits aktivierten Kunden- und Service-Center, also direkt im Kundensystem. So sehen die Bestatterinnen und Bestatter sofort, wie der Online-Service in ihrer Umgebung aussehen wird. Wir beraten, welche Funktionen für das Bestattungshaus besonders sinnvoll sind und klicken durch die einzelnen Tools – Schritt für Schritt im Tempo der Teilnehmenden. Für die Einrichtung des Gedenkportals besprechen wir individuelle Wünsche, zum Beispiel zum Thema Farben und Bilder, bevor unsere Programmierer das Portal erstellen.

Danach gibt es noch weitere, kürzere Schulungen. Da gehen wir dann detailliert auf das Erinnerungsbuch, den Trauerdruck und zuletzt auf das dann einsatzbereite Gedenkportal ein. Auf Wunsch bieten wir auch separate Schulungen für alle Mitarbeitenden des Bestattungshauses an.

Das geht erstaunlich schnell. Die meisten Bestatterinnen und Bestatter können nach der ersten Schulung direkt loslegen. Der Abmelde-Assistent zum Beispiel bringt sofort eine spürbare Arbeitserleichterung und wird meist vom ersten Tag an genutzt. Nach 1 bis 2 Wochen haben sich die meisten so weit eingearbeitet, dass sie auch mit den anderen Funktionen sicher umgehen können.

Sobald das Gedenkportal steht und im Idealfall bereits auf der Startseite der Bestatter-Website integriert ist, können auch gleich die ersten Gedenkseiten angelegt werden. Das ist schon allein deshalb sinnvoll, weil sich dadurch der Traffic auf der Website fast augenblicklich erhöht. Doch auch für die Trauernden sind die Gedenkseiten wirklich etwas Besonderes. Hier wird sichtbar, wie viele Menschen der Verstorbene berührt hat, was für die Angehörigen oft sehr tröstlich ist.

Die Auswirkungen sind vielfältig und durchweg positiv. Für die Bestatterinnen und Bestatter bedeuten sie in erster Linie eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Darüber hinaus erhöhen die Online-Services die digitale Sichtbarkeit des Bestattungshauses deutlich. Die Reichweite und der Traffic auf der Website steigen – da sind bis zu fünfmal mehr Seitenaufrufe keine Seltenheit. Und mehr Besucher auf der Website bedeuten natürlich auch neue Auftragschancen.

Natürlich wirkt der Auftritt insgesamt auch professioneller und moderner. Was viele Kunden heutzutage ja auch erwarten. Vor allem das Gedenkportal spielt eine entscheidende Rolle. Es ist wie die moderne Version der Todesanzeigen in der Tageszeitung und wird von Jung und Alt gleichermaßen genutzt. Im ländlichen Raum ersetzen gut gepflegte Gedenkportale teilweise schon den Aushang der örtlichen Kirche.

Mein wichtigster Tipp: Nutzen Sie auf jeden Fall unsere Schulungen! Unser Team unterstützt Sie unermüdlich bei der Einarbeitung und steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite – per Videoanruf, Telefon oder E-Mail.

Außerdem: Haben Sie keine Berührungsängste! Die Benutzeroberfläche des Rapid Kunden- und Service-Centers ist intuitiv gestaltet und wirklich kinderleicht zu bedienen. Es gibt keine Abofallen, man kann nicht versehentlich Kosten auslösen und auch nichts kaputt machen. Alles ist rundum robust konzipiert. Also, einfach ausprobieren.

An vielen Stellen finden Sie zudem ein Fragezeichen-Symbol. Dahinter verbergen sich nützliche Hilfetexte zu den einzelnen Funktionen. Das Klemmbrett-Symbol mit Haken verweist auf unser Online-Schulungscamp, wo Sie sich Schritt für Schritt fit machen können für die digitale Kundenbetreuung – und alles noch einmal in Ruhe nachlesen können. Dort finden Sie sogar Formulierungshilfen, wie Sie Ihre Kundinnen und Kunden am besten auf Ihre neuen Online-Services aufmerksam machen können.

Und wenn Sie trotz allem noch Fragen haben, melden Sie sich einfach bei uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Zunächst einmal möchte ich meinen größten Respekt vor diesem Beruf zum Ausdruck bringen. Was Sie heute leisten müssen – von der Bürokratie bis zur Psychologie – ist schon enorm. Mein Wunsch ist, dass niemand dabei über seine persönlichen Grenzen hinausgehen muss. Unsere Online-Services tragen dazu bei, dass Sie mehr Zeit für das Wesentliche haben: für die Menschen da zu sein.

Die Digitalisierung ist aus unserer modernen Zeit nicht mehr wegzudenken. Aber sie soll unterstützen, nicht ersetzen. Nutzen Sie sie als Werkzeug, um Ihre wichtige Arbeit noch besser zu machen. Wir sind für Sie da und gemeinsam schaffen wir das mit der Digitalisierung.

Weitere Informationen:
www.rapid-data.de

Marco Follmann von Follmann Bestattungen aus dem ländlichen Bengeln nutzt das Rapid Data Softwarepaket powerordoMAX seit Juli 2022. Als Ein-Mann-Betrieb setzt er zunehmend auf Online-Services – ebenso wie seine Kundinnen und Kunden:

„In unserer ländlichen Region wird das Gedenkportal immer mehr als Informationsquelle genutzt“, berichtet Follmann. „Es ersetzt quasi den Aushang auf dem Friedhof, vor allem für Menschen, die keiner Kirche angehören.“ Kürzlich verzeichnete die Gedenkseite eines über 70-Jährigen mehr als 40 digitale Kerzen – ein Zeichen für die hohe Akzeptanz des Angebots.

Das Bestattungshaus Blecker in Adenbüttel setzt seit Oktober 2021 auf ebenfalls auf das Softwarepaket powerordoMAX.

„Die digitalen Angebote haben unsere Arbeit enorm erleichtert und werden auch von unseren Kunden gut angenommen", berichtet Blecker. „Vor allem das Kunden- und Servicecenter sowie das Gedenkportal haben sich als wertvolle Ergänzungen zu unseren traditionellen Dienstleistungen erwiesen.“ Er betont auch die positiven Rückmeldungen der Angehörigen: „Viele schätzen die zusätzliche Möglichkeit, ihr Mitgefühl auszudrücken.“