5 Fragen an Daniel Wallis, von Halle/Emkes

Die Entscheidung für die digitale Kunden­begleitung fiel letztlich durch die Nachfrage der Angehörigen. Eine Trauerfamilie hat uns gezielt nach Online-Services gefragt, weil sie diese bereits von einem anderen Institut aus der Region kannte. Damals mussten wir das leider verneinen – und das war für uns der Moment, in dem uns klar wurde: Wir müssen digitaler werden und hier mitziehen.

Wir wollten nicht hinterherhinken, sondern mit zu den Vorreitern gehören. Denn ein solches digitales Service­angebot spricht sich schnell herum – zufriedene Kunden sind schließlich die beste Werbung. Da wird dann gesagt: ‚Geh doch dahin, da bekommst du noch diese Extras.‘

Ich habe das sofort an Andree weitergegeben – mit dem klaren Impuls: Wir müssen uns da einhaken und informieren. Nicht nur, um unseren Kunden mehr bieten zu können, sondern auch, um uns selbst die Arbeit zu erleichtern.

Wir haben dann gegoogelt und sind ziemlich schnell auf Rapid Data und das DigitalStart Paket gestoßen. Ein Komplettpaket mit modernen digitalen Kunden-Services zu einem festen Preis – das hat uns überzeugt. Vor allem, da wir die Services auch ohne zusätzliche Auftrags­bearbeitungs-Software nutzen können. Wenn wir das irgendwann einmal möchten, lassen sie sich in die Rapid Software oder auch in Fremd­software integrieren. Diese Flexibilität hat uns sehr zugesagt.

Uns war auf jeden Fall wichtig, modern zu bleiben und den Angehörigen Services an die Hand zu geben, die ihnen wirklich helfen. Mit dem DigitalStart Paket können wir genau das bieten – unsere Arbeit vereinfachen und unseren Kunden den Abschied ein Stück leichter machen.

Der Einstieg in die digitale Kunden­begleitung verlief sehr einfach und unkompliziert. Natürlich mussten wir uns anfangs ein bisschen reinfuchsen, aber man lernt ja auch bei der Arbeit mit den Tools.

Rapid Data hat uns von Anfang an mit praxisnahen, kurzen Schulungen begleitet.
Einige Dinge waren uns sofort klar, dadurch konnten wir bei den Schulungen sogar einzelne Schritte überspringen. Und wenn Fragen aufkamen, war der Kunden­service telefonisch oder per E-Mail zur Stelle. Immer freundlich, locker und sympathisch. Das macht die Zusammen­arbeit mit Rapid Data sehr angenehm.

Von der Produkt­vorstellung über die Schulung bis hin zum Start hat alles noch nicht einmal fünf Wochen gebraucht. Für diesen einfachen Einstieg in die digitale Kunden­betreuung gibt’s von uns 10 von 10 Punkten!

Ich hatte zwar erwartet, dass uns das DigitalStart Paket Zeit spart – aber wie viel es tatsächlich ist, hat mich wirklich überrascht. Es schafft Freiraum, den wir vorher nicht hatten. Und dieser Freiraum bedeutet weniger Stress und mehr Ruhe im Arbeitsalltag. Wir arbeiten entspannter, haben den Kopf freier und dadurch mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Angehörigen, das Unternehmen, für uns selbst und unsere Familien.

Die digitale Kunden­begleitung mit dem DigitalStart Paket macht einfach vieles einfacher. Statt ständig E-Mails zu schreiben, zu recherchieren oder herumzu­telefonieren, läuft jetzt vieles automatisiert. Und auch die Angehörigen brauchen bei vielen organisatorischen Dingen gar nicht mehr anzurufen. Ob zu Hause, bei der Arbeit oder unterwegs – vieles lässt sich bequem online im Kunden-Center erledigen. Die Trauerfamilie sieht den Status ihrer Abmeldungen, kann Trauerdruck­adressen und Korrekturen eingeben, Musik auswählen oder Bilder des Verstorbenen hochladen. Sie weiß jederzeit: Was hat der Bestatter gemacht? Was steht noch an?

Ein besonders schöner Aspekt ist, dass wir im Kunden-Center auch die Bilder der Trauerfeier hochladen können. Die Angehörigen haben sie dann sofort zur Hand – nicht erst Wochen später. Sie können sie herunterladen und direkt mit Verwandten und Freunden teilen. Früher haben wir dafür noch CDs gebrannt – das war aufwendig und hat zusätzlich Geld gekostet. Heute geht das mit wenigen Klicks.

Auch das Gedenkportal im DigitalStart Paket hat viel in unserer Region verändert. Es bringt Menschen wieder zusammen, die sich vielleicht jahrelang nicht gesehen haben. Wenn jemand eine Gedenkseite kommentiert, entsteht plötzlich wieder Kontakt.

Gerade in besonders traurigen Fällen, in denen sehr junge Menschen verstorben sind, zeigt sich, wie wertvoll das Rapid Gedenkportal ist. Auf einer unserer Gedenkseiten wurden über 300 Kerzen angezündet. Es ist bewegend zu sehen, wie viele Leute Anteil nehmen, Erinnerungen teilen und sich gegenseitig Trost spenden.

Da sich die Gedenkseiten ganz einfach über WhatsApp und Social Media teilen lassen, verbreiten sie sich schnell – ohne dass wir dafür groß Werbung machen müssen. In den knapp zwei Monaten seit der Einführung hatten wir dadurch schon über 38.000 Seitenaufrufe! Ein echter Selbstläufer.

Und tatsächlich: Das Gedenkportal ist auch in Sachen Sichtbarkeit ein großer Gewinn für uns. Vor ca. zwei Jahren wurde unsere Website gehackt – unser Google-Ranking hat darunter stark gelitten. Seit wir das Gedenkportal von Rapid Data nutzen, sind wir wieder auf Platz eins bei allen relevanten Suchbegriffen – ganz ohne Werbebudget. Das ist für uns natürlich ein schöner Nebeneffekt, aber vor allem zeigt es, wie gut die Online-Services aus dem DigitalStart Paket funktionieren. Für uns und für die Angehörigen.

Neben dem Gedenkportal werden alle digitale Services im Kunden-Center von den Angehörigen sehr gut angenommen – nahezu 100 % nutzen das Portal aktiv. Viele fragen inzwischen sogar gezielt nach dem Abmelde-Assistenten und dem Gedenkportal. Das Feedback unserer Kundinnen und Kunden ist durchweg positiv.

Was uns besonders freut: Auch ältere Menschen nutzen das Kunden-Center gerne – und das oft mit großer Selbstverständlichkeit. Als ich letztens bei einer über 85 Jahre alten Dame etwas vorbeibrachte, saß sie schon da mit unserem Kunden-Center auf dem Tablett und sagte fröhlich: ‚Ich hab Ihr System schon auf.‘ Da werden eben mal beim Frühstück die Abmeldungen erledigt. Und wenn jemand doch mal unsicher ist, helfen die Erklärvideos von Rapid weiter. Die jüngeren Angehörigen brauchen allerdings gar keine Hilfe­stellungen mehr, die Services sind sehr selbsterklärend.

Gerade beim Abmelde-Assistenten und dem digitalen Nachlass merken wir, wie wichtig unser digitales Service­angebot für die Angehörigen ist. Schließlich geht es nicht nur darum, Verträge ab- oder umzumelden. Die Trauer­familie kann damit auch Online­konten und offene Rechnungen aufspüren.

Besonders gut kommt es an, dass die Angehörigen den Abmelde-Assistenten ein ganzes Jahr lang selbst nutzen können. Und das Beste: Es ist alles so verständlich aufgebaut, dass wir nichts mehr groß erklären müssen.

Zudem wird die Musikfunktion aus dem DigitalStart Paket intensiv genutzt. Meist wählen die Angehörigen selbst die Titel aus der Rapid Musik­bibliothek aus und geben sie für uns frei – wir müssen dann gar nichts mehr machen.

Wir haben einer Trauerrednerin, mit der wir gut zusammenarbeiten, den Musik-Service gezeigt.  Sie setzt sich jetzt immer mit den Angehörigen zusammen, und sagt: ‚Sie haben doch was zur Musik von Ihrem Bestatter bekommen. Lassen Sie uns da mal reinschauen.‘ Das läuft perfekt, ohne dass wir weiter aktiv werden müssen. Nur bei speziellen Musikwünschen laden wir die Titel im Musikservice hoch – auch das funktioniert reibungslos.

Noch erstellen wir unsere Fotobücher selbst, aber wir können uns gut vorstellen, künftig auch die Erinnerungsbuch-Software aus dem Paket zu nutzen. Denn eines ist klar: Die digitale Begleitung ist für uns und unsere Kunden längst Alltag – und sie wird immer selbstverständlicher.

Zögern lohnt sich nicht – ihr verliert nur wertvolle Zeit. Denn das DigitalStart Paket schafft so viel Freiraum für euch. Viele Dinge, die ihr im Kopf mit euch herumtragt, erledigen sich damit automatisch.

Rapid Data bietet uns mit dem DigitalStart Paket ein echtes digitales Handwerk – modern, durchdacht und auf einem hohen Niveau. Es erleichtert unseren Alltag und den unserer Kundinnen und Kunden. Und obwohl es digital ist, entsteht eine ganz neue Nähe zu den Angehörigen. Wenn ich beispielsweise etwas hochlade, sieht die Trauerfamilie sofort, was passiert, und kann direkt reagieren. Das schafft Transparenz und Vertrauen. Man arbeitet mehr miteinander, das fühlt sich richtig gut an.

Für unser Bestattungshaus ist das DigitalStart Paket rundum ein echtes Highlight. Ich persönlich freue mich montags schon darauf, wieder damit zu arbeiten. Und wenn mir am Wochenende einfällt: : ‚Hast du das erledigt oder nicht? ‘, kann ich einfach von zu Hause aus nachsehen. Die digitalen Services gehören mittlerweile fest zu uns – und das wird auch so bleiben.

Unverbindliche Beratung zum DigitalStart Paket:
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Weitere Informationen:
www.rapid-data.de | www.bestattungen-von-halle.de